فناوری پیشرفته راه های ارتباط افراد را در سازمان دگرگون کرده‌است . آخرین پیشرفت‌های ایجاد شده به مدیران امکان می‌دهد که هم از وسایل شفاهی و هم از وسایل کتبی برای برقراری ارتباط کارآمد بهره گیرند . دستگاه‌ها ی پست تصویری[۲۰](فاکس)، پست صدا[۲۱]، پست الکترونیکی [۲۲]، کنفرانس تلفنی[۲۳]، ویدیوئی [۲۴] و .. نمونه هایی از ارتباط الکترونیکی[۲۵] هستند مزایای این نوع ارتباط شامل ، انتقال حجم زیادی از اطلاعات توسط کامپیوتر ،انتقال سریعتر اطلاعات و بهره گیری افراد بیشتری از این اطلاعات و در عین حال صرف هزینه و زمان کمتر در مقایسه با سایر روش های ارتباطی است با همه مزایا، ارتباط الکترونیکی بدون محدودیت نیست. سرعت و کارایی این شیوه ارتباطی موجب می شود که ارسال اطلاعات غیر ضروری هم آسان شود و دستیابی به این فناوری باعث می شود که مدیران و کارکنان وقت زیادی را برای انتخاب اطلاعات ارسالی صرف کنند ( سایت ویکی پیدیا).
به هر حال باید توجه داشت همانند بسیاری از مفاهیم مدیریت، ارتباطات را می‌توان یک فرایند در نظر گرفت و اگر قرار باشد ارتباطات واقعی وجود داشته باشد، باید فرایند دوطرفه باشد. در حقیقت ارتباط یک جانبه نباید وجود داشته باشد. از لحاظ اصولی، این فرایند نیاز به یک فرستنده دارد که پیام را از طریق یک کانال به گیرنده انتقال می‌دهد. گیرنده، پیام را دریافت می‌کند و سپس بازخورد آن را برمی‌گرداند. بنابرین هر دو طرف فرایند، هم فرستنده و هم گیرنده هستند.
۲-۱-۸- جهت ارتباطات در سیستم :
انواع جهت ارتباطاتی سازمانی عبارتند از: الف. ارتباط عمودی ب. ارتباط افقی ج. ارتباط مورب
۲-۱-۸-۱ ارتباطات عمودی :
ارتباطات عمودی [۲۶] شامل ارتباط رو به پایین و ارتباط رو به بالا است. هدف ارتباطات رو به پایین، هدایت، آموزش ، درخواست اطلاعات، ابلاغ دستورات مقام مافوق به زیردستان می‌باشد. رهبران و مدیران از این نوع ارتباط برای تعیین اهداف ، انتقال سیاست‌ها و رویه های به کارکنان ،خاطرنشان کردن مشکلاتی که به توجه ویژه ای نیاز دارند و بازخورد عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند (رابینز[۲۷] ،۲۰۰۳).
هدف اصلی ارتباطات رو به بالا این است که اطلاعاتی درباره سطوح پایین تر سازمان به مقامات بالاتر سازمان برساند که شامل ارائه گزارش، پیشنهاد، ادای توضیحات و یا درخواست های مختلف است. در ارتباط رو به بالا هر گاه زیر دست دریابد که سرپرست نسبت به پاره ای اطلاعات واکنش منفی از خود بروز می‌دهد، آن گاه در ارسال آن اطلاعات امساک کرده و یا آن ها را تعدیل می‌کند ،اگر به کارگران به مشابه موجوداتی بدون تفکر نگریسته شود و سرو ته پیام های آن ها زاده شود (فیلتیر [۲۸] کردن اطلاعات) ، منبعی ارزشمند از اطلاعات دچار وقفه می شود (آل آقا ،۱۳۷۸).
در ارتباط رو به پایین هرگاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و کافی به کارکنان خودداری کنند، کارکنان اعتماد خود نسبت به آن ها از دست داده و نمی‌توانند پاسخ های صحیحی به پیام های ارتباطی آن ها بدهند و این امر باعث ایجاد تنش هایی در سازمان می‌شود. نتایج تحقیقی که درباره اهمیت ارتباطات عمودی در سازمان انجام شده نشان می‌دهد که دوسوم ارتباطات مدیران با کارکنان ارتباطات عمودی است.
۲-۱-۸-۲- ارتباطات افقی :
معمولا شبکه ارتباطی افقی [۲۹] دارای الگویی از جریان کارها در یک سازمان است که بین اعضای یک گروه، این گروه و گروه‌های دیگر و بین اعضای دوایر مختلف برقرار می‌شود. هدف ارتباطات افقی ایجاد هماهنگی و حل مسائل از طریق کانال مستقیم در سازمان است. از معایب این نوع ارتباط ایجاد علایق مشترک بین افراد سازمانی همسطح و بی توجهی آنان به مشکلات پیش آمده برای دیگر سطوح سازمانی است که اثر نامطلوبی بر سیستم کنترل و نظارت گذاشته و موقعیت کنترل کننده را متزلزل می‌سازد(جوادین ،۱۳۸۴).
۲-۱-۸-۳- ارتباطات مورب :
ارتباط مورب [۳۰] هنگامی صورت می‌گیرد که افراد در سطوح مختلف که رابطه گزارش دهی مستقیم ندارند، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. ارتباطات مورب هنگامی پدید می‌آید که منبع پیام نتواند به طور اثر بخشی از طریق دیگر شیوه های موجود ، به دریافت کننده پیام دسترسی پیدا کند. در ارتباطات مورب پیام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازمانی و یا خارج از سلسله مراتب اداری مبادله می شود ، این ارتباط به منظور هماهنگی ، یکی کردن و جامعیت ارتباطات افقی است (آل آقا ،۱۳۷۸).
در تقسیم بندی دیگر برای انواع ارتباطات سازمانی موارد زیر در نظر گرفته می‌شود:
۲-۱-۸-۴- ارتباطات رسمی :
ارتباط می‌تواند از طریقِ کانال هایِ رسمی[۳۱] نظیر ملاقات های رسمی و آئین نامه ها یا از طریق کانال هایِ غیرِ رسمی نظیر شایعات صورت گیرد (دویر جی [۳۲] ، ۲۰۰۲). در گروه‌های کوچک رسمی، شامل شبکه های همه جانبه، چرخی و زنجیر‌ه‌ای است. در ارتباط همه جانبه همه اعضا می‌توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبکه چرخی، رهبر به عنوان کانون و مرکز این ارتباط، فعالیت می‌کند. در شبکه زنجیره ای یک زنجیر فرماندهی رسمی وجود دارد. وجود هر یک از این سه شبکه به هدف گروه بستگی دارد.
۲-۱-۸-۵- ارتباطات غیر رسمی :
ارتباط سازمانی غیر رسمی [۳۳] ارتباطی است که از خطوط نمودار سازمانی پیروی نمی کند این نوع ارتباط الگوی روابط شخصی میان اعضای سازمان را دنبال می‌کند . برای نمونه، یک فرد با دوستش بدون توجه به موقعیت او در نمودار سازمانی ارتباط برقرار می‌کند به طور کلی چون اعضای سازمان اشتیاق به کسب اطلاعاتی دارند که ارتباط رسمی سازمانی نمی تواند آن را فراهم کند شبکه های ارتباط غیر رسمی سازمان به وجودمی آید (فیضی،۱۳۸۳). این ارتباطات را ارتباطات درخت انگوری نیز نامیده اند زیرا همانند درخت مو به هر گوشه سرمی کشد و به طور نامنظم به هر جای سازمان را ه می‌یابد.(الوانی،۱۳۸۴) .
افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف از جمله علایق، سلیقه های مشترک، همفکری هاو… با هم رابطه برقرار می‌کنند و شبکه ارتباطی غیر رسمی را تشکیل می‌دهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آن قدر توسعه می‌یابد که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود. در صورتی که ارتباطات رسمی با اهداف سازمان در تعارض باشند، در راه نیل به این اهداف، اختلال ایجاد می‌کنند و در سازمان تنش به وجود می‌آورند. هرگاه مدیر این گونه روابط را در راستای اهداف سازمان ببیند باید از آن ها بهره گیرد و هر گاه آن ها را بازدارنده ببیند باید در توقف این روابط بکوشد تا بتواند تنش زدایی کند (فیضی،۱۳۸۳).
ممکن است شبکه ارتباطی غیر رسمی به این دلیل ایجاد شود که شبکه های رسمی توجهی به نیازهای اطلاعاتی اعضای سازمان نمی‌کنند. بنابرین شبکه های غیر رسمی در ارضای نیازهای مربوط به اطلاعات اضافی سراسر سازمان مفید تلقی می‌شود. یکی از اصول اساسی ارتباطات غیر رسمی شایعه می‌باشد. با وجود این که اطلاعات ناشی از شایعه در اتخاذ تصمیم صحیح چندان مورد استفاده نیست ولی اعضای سازمان آن را برای ارسال و دریافت پیام های مربوط به محیط داخلیشان مورد استفاده قرار می‌دهند. (فیضی،۱۳۸۳). شبکه ارتباط سازمان غیر رسمی[۳۴]سه خصوصیت عمده دارد( اقتباس از سایت مدیرایران[۳۵]:۱۳۹۰) :
۱- به طور ناگهانی ظاهر می شود و بدون قاعده و نظم در سازمان به کار می رود .
۲- ریاست عالی سازمان نمی تواند آن را کنترل کند و برآن اثر بگذارد .
