د) قوانین و مقررات دولتی
در فصل نهم قانون مدیریت خدمات کشوری، توانمندسازی کارکنان در مواد۵۸ و ۶۲ مورد تأکید قرار گرفته است. ماده ۵۸ بیان میدارد که سازمان موظف است به منظور ارتقای سطح کارایی و اثربخشی دستگاههای اجرایی، نظام آموزش کارمندان دستگاههای اجرایی را به گونه ای طراحی نماید که همراه با متناسب ساختن دانش،مهارت و نگرش کارمندان با شغل مورد نظر، انگیزه های لازم را در جهت مشارکت مستمر کارمندان در فرایند آموزش تأمین نماید به نحوی که رابطهای بین ارتقاء کارمندان و مدیران و آموزش برقرار گردد و از حداقل سرانه ساعت آموزشی بر اساس مقررات مربوطه در هر سال برخوردار گردند)همان)
پیشنیازهای مورد نیاز برنامه های توانمندسازی کارکنان
از دیدگاه کلیفورد[۵۵] توانمندسازی کارکنان مستلزم سه پیشنیاز است “رفتارهای حرفهای”، “سبک رهبری” و”محیط” این پیشنیازها بستر لازم برای موفقیت برنامه های توانمندسازی را فراهم می آورند. همراه با این پیشنیازها، عدم تمرکز قدرت و پاداش مبتنی بر عملکرد نیز می توانند به صورت مکمل برنامه ها عمل کنند(جلالى جواران و جلالى جواران، ۱۳۸۹)
ویژگیهای حرفهای :
رفتارهای حرفهای کارکنان همانند زمین حاصلخیزی است، که آماده کشت میباشد. رفتارهای حرفهای، پیشنیاز توانمندسازی کارکنان است. کارکنان باید به این احساس برسند که کارشان با ارزش است. آنان باید به عنوان عضو یک تیم، آماده بر عهده گرفتن مسئولیت ها و پاسخگویی باشند. آموزش، ارشاد و راهنمایی، تعلق حرفهای و شبکهسازی از جمله رفتارهای حرفهای راهبردی برای توانمندسازی میباشند که در زیر مختصرا به آن میپردازیم:
۱) آموزش : آموزش، نوعی دانش و شناخت کلی به افراد میدهد تا به عنوان عضوی از یک تیم در تغییر یک سیستم فعالانه ایفای نقش نمایند که شامل فنون رهبری، مهارت های حل مشکل، ارتباطات و آماده سازی کارکنان می شود
۲) ارشاد : اشاره به راهنماییهایی دارد که افراد با تجربه به افراد کم تجربه ارائه می دهند تا بیاموزند و رشد کنند. (مربیگری)
۳) تعلق حرفهای : افراد باید به حرفه خود عشق بورزند و تعلق حرفهای باعث رشد شخصیتی افراد شده و ابزاری را برای شکلهی به رفتار آنان فراهم می کند.
۴) شبکهسازی : تجلی ارتباطات درون سازمانی هستند نه سلسله مراتب، شبکه های واقعی شبکه های هستند که در محیط واقعی سازمان و نه در نمودار سازمانی شکل می گیرند، شبکه ها باعث تبادل سریع اطلاعات و بازخور در بین افراد شده و بر عزت نفس آنها می افزاید(پاکطینت و فتحیزاده ،۱۳۸۷)
۲) محیط : کارکنان به توانمندی دست نخواهند یافت مگر آنکه نیازهای اساسیشان در محیط کار ارضاء شود. و فرهنگی وجود د اشته باشد که به ارزشهایی چون اعتقاد متقابل، مشارکت فراگیر، کار گروهی و ریسکپذیری بها دهد(همان منبع)
۳) سبک رهبری: در ادبیات جدید مدیریت رهبری را هنر توانمندسازی دیگران مینامند و مدیران توانمند به خوبی میدانند که توانمندی و موفقیت آنها در گرو توانمندی و موفقیت گروه کاری آنهاست. چنین مدیرانی به عنوان یک هادی، مباشر، تسهیلکننده و مربی عمل میکنند و سعی میکنند کارکنان را از وابستگی به سمت عدم وابستگی و فراتر از آن، وابستگی متقابل(وابستگی مدیر و سازمان به آنها) سوق دهند(همان منبع).
سه کلید مهم برای ایجاد توانمندی در نیروی انسانی
هرگاه گروهی از کارکنان با مسئولیتهای ویژه برای فرایند کار و تولید انتخاب میشوند، از شروع تا پایان کار برنامه ریزی و اجرا میکنند، همه چیز را مدیریت میکنند و مسئولیت را به صورت مساوی و عادلانه تقسیم میکنند. مزیت تیمهای خودگردان در فراهم کردن رضایت شغلی، تغییر نگرش، تعهد کاری، برقراری ارتباط بهتر میان کارکنان و مدیران، اثربخشی بیشتر فرایندهای تصمیم گیری، بهبود و پیشرفت عملیات، کاهش هزینه ها و بهره وری سازمان خلاصه می شود(میرمحمدی،۱۳۹۲)
الف) اولین کلید: تیمسازی را جایگزین سلسله مراتب کنید. توانمندسازى بدون ایجاد تغییرات مناسب در سلسله مراتب بوروکراسی سنتی غیر ممکن است و آن نیازمند یک ساختار سازمانی تخت با سطوح سلسله مراتبی کمتر و بهبود ارتباط بین تیمها میباشد(مجیدى، قهرمانى و محمودآبادى، ۱۳۸۷)
هرگاه گروهی از کارکنان با مسئولیتهای ویژه برای فرایند کار و تولید انتخاب میشوند، از شروع تا پایان کار برنامه ریزی و اجرا میکنند، همه چیز را مدیریت میکنند و مسئولیت را به صورت مساوی و عادلانه تقسیم میکنند. این گروه از کارکنان از آغاز تا پایان، مسئول کل فرایند تولید و ارائه خدمت، موظف خود خواهند بود. آن ها مجازند تصمیم بگیرند و تصمیمات را اجرا کنند. ژاپنیها این گروه ها را حلقه کیفیت(QC)مینامند. این سبک از مدیریت سبب می شود، سازمان از سبک هرم سازمانی به سبک دایرهای در جهت بهبود کل سیستم سازمان تغییر جهت دهد. (جلالى جواران و جلالى جواران، ۱۳۸۹). این گروه ها از طریق گذراندن دوره های آموزشی قادرند مهارت های لازم را کسب و درحین کار وابستگی کمتری به مدیران و سرپرستان احساس کنند. گروههای خودگردان در کار یکدیگر مداخله نمیکنند مگر آنکه گامی درجهت توانمندشدن باشد. مدیریت عالی سازمان بایستی نسبت به حمایت و پشتیبانی از گروههای خودگردان اعتقاد قلبی داشته باشد( آقایار ،۱۳۸۲)
ب) کلید دوم تسهیم اطلاعات: که به کارکنان اجازه میدهد موقعیتهای سازمان خود را بشناسند و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند. تسهیم اطلاعات با اعتمادسازی در سازمان، شکستن تفکر سلسله مراتبی سنتی آغاز می شود و در نتیجه موجب افزایش احساس مسئولیت پذیری کارکنان می شود. یعنی اطلاعات لازم به آسانی دراختیار کارکنان قرار گیرد. دسترسی به اطلاعات باعث اعتمادبهنفس و آگاهی آنان از وضعیت فعلی سازمان شده و موجب تحکیم فرهنگ اعتماد و همدلی می شود. کارکنان اگر اطلاعــات کافی نداشته باشند قادر به تصمیم گیری صحیح نیستند. دسترسی کارکنان به اطلاعات باعث احساس تعلق، بهبود عملکرد و احساس مسئولیت کارکنان می شود. اطلاعات خون حیات توانمندسازی است(آقایار ، ۱۳۸۲).
ج) کلید سوم: خود مختاری و استقلال کاری: باید در چارچوب مرزهای مشخص باشد تا از اتلاف انرژی بیهوده جلوگیری کند. عوامل تعیینکننده مرز فعالیتها عبارتند از:
مأموریت یا فلسفه وجودی سازمان: یعنی هدف از تشکیل یا کسب و کار سازمان چیست؟
ارزشها: حدود فعالیت شما چیست؟
تصورات: تصویر شما از آینده چیست؟
اهداف: چه چیزی، چه وقت، در کجا و چگونه انجام دهید؟
نقشها: چه کسی، چه کاری با چه نوع ساختار سازمانی انجام دهد و در انجام کار چگونه حمایت می شود؟ بسیاری از مدیران معمولاً از تفویض اختیار هراس دارند. زیرا معتقدند مهمترین عامل بقا سازمانشان که کسب درآمد و سود است به خطر می افتد. البته این دیدگاه زمانی درست است که اختیار تصمیم گیری به کارکنان ناتوان واگذار گردد (آقایار ،۱۳۸۲).
مزایای توانمندسازی منابع انسانی
