بنابرین با بهره گرفتن از تعاریف بالا می توان سند الکترونیکی را اینگونه تعریف کرد: «سند الکترونیکی عبارت است از نوشته ای که از طریق وسایل الکترونیکی تولید، ارسال، دریافت و ذخیره شده و در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد».[۱۰۲]
۲-۲-۱-۳ – بررسی وجود ارکان سند کاغذی در سند الکترونیکی
الف- شرط کتبی بودن در اسناد الکترونیکی:
همان طور که پیش تر توضیح داده شد، سه رکن اصلی یک سند، نوشته بودن، قابلیت استناد در مقام دعوی یا دفاع و داشتن امضاء می‌باشد. حال در این قسمت به دنبال بررسی چگونگی رکن نوشته بودن اسناد در اسناد الکترونیکی می باشیم. اسناد اعم از رسمی و عادی، با توجه به تحولات چشم گیر امروزی، می‌توانند در شکلهای کاغذی و یا الکترونیکی ظاهر شوند. کتبی بودن شرط اعتبار سند نیست و می توان گفت چیزهای دیگری که به منظور اثبات واقعه ای حقوقی به کار گرفته شوند، در تحلیل حقوقی در زمره اسناد قرار می گیرند. اسناد الکترونیکی که گاهی بر صفحه نمایشگر رایانه شکل می گیرند و گاهی از طریق امواج الکترونیکی ارسال و دریافت می‌گردند، نوع جدیدی از اسناد هستند و از مصادیق قانونی سند به شمار می‌روند زیرا رکن نوشته بودن سند بر آن ها نیز صدق می‌کند. در قانون نمونه امضای الکترونیکی آنسیترال شرط کتبی بودن از مفهوم نوشته حذف گردیده و داده پیام را هم ارزش با مفهوم نوشته قرار داده است.[۱۰۳] در بند اول ماده ۸ قانون نمونه تجارت الکترونیکی آنسیترال مقرر شده است: «هرگاه قانون مکتوب بودن اطلاعات را لازم بداند، این شرط به وسیله داده پیام محقق خواهد شد…»[۱۰۴]. باستناد این ماده و با توجه به تعریف بسیطی که قانون نمونه آنسیترال از داده پیام القا می‌کند، به این اصل اساسی خواهیم رسید که در مقام برخورد با داده پیام، نباید تبعیضی بین اسناد کاغذی و داده پیام که با بهره گرفتن از ابزارهای الکترونیکی تولید می شود قائل شد. در همین راستا به منظور توسعه دولت الکترونیکی، تجارت الکترونیکی و عرضه خدمات الکترونیکی و اصالت بخشیدن به اسناد الکترونیکی و کاهش اسناد کاغذی، بند ب ماده ۴۸ برنامه پنج توسعه کشور مقرر می‌دارد: «سند الکترونیکی در حکم سند کاغذی است مشروط بر آنکه اصالت صدور و تمامیت آن محرز باشد». با این تعریف مفهوم کتبی بودن در فضای مجازی به رسمیت شناخته شده و داده پیام از همان اعتبار نوشته در فضای غیرمجازی برخوردار گردیده است. در ماده ۶ قانون تجارت الکترونیکی ایران نیز آمده است «هرگاه وجود یک نوشته از نظر قانون لازم باشد، داده پیام در حکم نوشته است». پس با توجه به موارد مذکور می توان گفت هرجا که سندی لازم باشد، داده پیام می‌توانند جانشین و در حکم آن باشند. بنابرین درجایی که کتبی بودن شرط است، مانند انعقاد قرارداد، داده پیام شرط کتبی بودن را احراز و رفع مانع حقوقی می‌کند، به شرطی که در قالبی باشد که برای ارجاعات بعدی قابل دسترسی و استفاده باشد. مواد ۱۲ ، ۱۴ قانون موصوف نیز دلیلی بر اطلاق کلمه نوشته به معنای عام آن بر داده پیام بوده و طبق نظریه معادل های کارکردی برگرفته از قانون نمونه تجارت الکترونیکی آنسیترال و قانون‌گذار فرانسه و دیوان تمیز این کشور که در بیان کارکردهای اساسی نوشته خصوصیات عدم قابلیت تغییر، قابلیت خوانده شدن، ثبات و دوام، شناسایی منشاء نوشته و قابلیت انتساب را ذکر می‌کند، می توان گفت داده پیام و نوشته سنتی در کارکردهای اساسی معادل و برابرند[۱۰۵]. که در ادامه به آن ها می پردازیم.
ب- قابلیت استناد در مقام دعوی یا دفاع :
ماده ۱۲ قانون تجارت الکترونیکی ایران در باب قابلیت استناد داده پیام در مقام اسناد و ادله اثبات دعوی مقرر می‌دارد: «اسناد و ادله اثبات دعوی ممکن است به صورت داده پیام بوده و در‌هیچ محکمه یا اداره دولتی نمی‌توان بر اساس قواعد ادله موجود، ارزش اثباتی «داده پیام»را صرفاً به دلیل شکل و قالب آن رد کرد». عبارت «ادله اثبات دعوی» که در این ماده به کار رفته است، ظاهراً به این معنا است که تمامی دلایل پنج گانه موضوع ماده ۱۲۵۸ قانون مدنی، چنانچه به صورت داده پیام باشند، باید مورد پذیرش قرار گیرند. با این حال نحوه اعمال این ماده نسبت به هریک از دلایل مذکور نیاز به توضیح بیشتری دارد.
همچنین قانون تجارت الکترونیکی ایران با اقتباس از قانون نمونه تجارت الکترونیک آنسیترال در ماده ۱۳ خود مقرر می‌دارد؛ ارزش اثباتی داده پیام ها با توجه به عوامل مطمئنه تعیین می شود[۱۰۶]. این یک قاعده کلی است و از عبارت ماده ۱۳ چنین استنباط می شود که، قانون‌گذار بررسی ارزش اثباتی داده پیام مطمئن را به قاضی محول نموده است. اما بلافاصله در ماده ۱۴ و ۱۵ ارزش اثباتی این نوع داده پیام را صراحتا معین می‌کند[۱۰۷]. مطابق ماده ۱۴ ق.ت.ا. کلیه «داده پیام» هائی که به طریق مطمئن ایجاد و نگهداری شده‌اند از حیث محتویات و امضای مندرج در آن، تعهدات طرفین یا طرفی که تعهد کرده و کلیه‌اشخاصی که قائم‌مقام قانونی آنان محسوب می‌شوند، اجرای مفاد آن و سایر آثار در حکم‌اسناد معتبر و قابل استناد در مراجع قضائی و حقوقی است و طبق ماده ۱۵ ق.ت.ا.ا نسبت به «داده پیام» مطمئن، سوابق الکترونیکی مطمئن و امضای‌الکترونیکی مطمئن، انکار و تردید مسموع نیست و تنها می‌توان ادعای جعلیت به «داده‌پیام» مذبور نمود که «داده پیام» مورد نظر به جهتی از جهات قانونی از‌اعتبار افتاده است.
در تأیید این گفتار، بند ۲ ماده ۹ قانون نمونه تجارت الکترونیکی آنسیترال (۱۹۹۶) در خصوص ارزش و توان اثباتی داده پیام مقرر می‌دارد: «اطلاعات موجود در داده پیام از ارزش اثباتی برخوردار است در ارزیابی ارزش اثباتی یک داده پیام، باید به قابلیت اطمینان روشی که از طریق آن داده پیام تولید، ذخیره یا ارسال شده توجه کرد، همچنین به قابلیت اطمینان روشی که طی آن تمامیت اطلاعات حفظ شده، و به روشی که از طریق آن هویت ارسال کننده معین می شود و به سایر عوامل مرتبط عنایت کرد.»[۱۰۸] این ماده و ماده ۱۳ قانون تجارت الکترونیکی ایران در حکم مواد کلی بوده و مواد ۱۴ و ۱۵ ق.ت.ا.ا در حکم مواد خاصی هستند که ارزش اثباتی اسناد الکترونیکی مطمئن را تخصیص می‌زنند[۱۰۹]. در مورد جایگاه سند الکترونیکی در نظام ادله اثبات دعوا در بخش‌های بعدی به تفصیل بخص خواهیم کرد.
ج- امضاء:
امضای الکترونیکی عبارت از داده ای است که در بستر الکترونیکی و به قصد التزام به مندرجات و مفاد داده پیام، به آن منضم یا متصل می شود و بیانگر رضایت ممضی به مفاد و مندرجات آن داده پیام بوده و موجبات شناسایی ایشان را فراهم می‌کند. امضاء صرف نظر از شکل و نحوه ایجاد آن (دستی یا الکترونیکی) از کارکرد یکسان و مشابه برخوردار است. و بعبارتی دیگر دارای هم ارزی عملکردی می‌باشد. ماده ۷ قانون تجارت الکترونیکی ایران در تأیید این موضوع بیان می‌دارد: «هر گاه قانون وجود امضاء را لازم بداند امضای الکترونیکی مکفی است».
۲-۲-۱-۴ کارکردهای اساسی سند کاغذی و مقایسه آن با سند الکترونیکی
الف) قابلیت خوانده شدن :
